會議紀錄怎麼轉成待辦？附會後行動項目範本

例會散場前，主持人說「取消預約的規則再確認一下」。紀錄上寫了「持續追蹤」。三天後，設計等客服給規則，工程以為下週才要做。再打開紀錄，誰都找不到自己當時答應了什麼。

會議紀錄要追得到進度，先把已定案的做法、還缺答案的問題、已有人承接的工作分開。每筆待辦寫一位負責人、一個日期，以及別人能核對的成果。下面的範本可以直接貼進文件，後面用同一場虛構例會示範怎麼填。

先判斷這句話該放在哪一欄

一句話可能要拆成兩筆。「先把取消期限放到確認頁，請小岑週五給稿」前半句是決議，後半句是待辦。設計交稿那天更新任務狀態，會議紀錄仍保留當時定下來的做法。

會議紀錄與會後待辦範本

複製整段，一個議題可以有多筆決議或行動。沒有內容的欄位填「無」。負責人或期限還在等回覆時，先把缺口記在待確認。

會議｜［專案名稱／會議主題］
日期｜［YYYY-MM-DD］
與會者｜［姓名或角色］

決議
- 做法｜［定案的內容與適用範圍］
- 原因｜［為什麼這次選這個做法］

待確認
- 問題｜［還沒決定的事］
- 缺的資訊｜［哪個答案能推進決策］
- 回看時間｜［日期或哪場會議］

行動項目
- 待辦｜［動詞＋交付物］
  負責人｜［一位已確認承接的人］
  期限｜［YYYY-MM-DD，有交接需要再加時間］
  完成條件｜［別人能看到或驗收的成果］
  前置條件｜［要等的回覆／前一張任務，或填無］
  任務連結｜［原卡片連結，尚未建立可先空白］

填寫範例｜社區教室預約網站例會

以下為虛構案例。11 月 4 日，團隊討論預約取消頁。客服收到的問題有兩種，有人找不到最晚取消時間，也有人錯過期限後想請客服協助。第一種可以先改畫面，第二種牽涉誰可以幫忙取消，還要討論。

決議　這一版先把取消期限放到取消確認頁，預約成功信維持原樣。先處理使用者按下取消前需要看到的資訊。

待確認　超過期限後，哪些情況能由客服協助取消？需要客服整理近期的詢問類型與建議處理方式，由產品負責人在 11 月 10 日例會決定。

客服交了清單，第一張卡就有交付結果。「要不要開放人工取消」還是待確認，等產品負責人把決定寫回來。設計稿依已定案的範圍繼續做，工程也知道什麼時候能拿到核對結果。把這三件事混成一張「調整預約取消流程」，到週五只能回報「進行中」，下個人也不知道自己能不能接著做。

臨時改人、改期或取消，怎麼記？

人選還沒定，先約好誰去確認

「工程看一下」太容易落空。收尾時問「哪一位能接？什麼時候能給答案？」如果工程負責人沒在場，可以由主持人承接一項短待辦，例如 11 月 5 日中午前確認由誰排入實作，以及最早能排哪一天。等工程同意後，再填真正的實作卡片。

前置工作延誤，把受影響的日期一起改

小岑如果週五交不出稿，先在原卡寫明卡在哪裡、預計何時能交。產品核對的期限也要跟著確認。兩筆工作各有負責人，讓下游的人能回應新日期。下次例會直接查看卡住的原因，省得靠翻群組訊息猜進度。

做法翻案，補一筆新決議

假設 11 月 10 日改為「逾期只能由客服代送申請，等審核後取消」。把日期、新做法與原因寫成一筆決議，連回 11 月 4 日的討論。已交付的設計稿留在原卡；若需要修改，再開一筆寫清楚新增畫面的任務。取消的待辦也記下原因，過一陣子才看得懂它為什麼停了。

發出紀錄後，下次例會從哪裡接著談？

會後先把待辦清單給承接的人核對，特別留意會中沒出席的同事。建卡後，在會議紀錄留卡片連結，在卡片附原始會議。進度和改期集中更新在卡片。下次例會先看逾期、卡住與等決策的項目，已交付的工作留在卡片備查。

曼徹斯特大學的委員會工作手冊把行動另外列入追蹤表，建議同時記錄負責人、交付成果與目標日期，也提供可下載的格式。曼徹斯特大學會議紀錄與行動追蹤指南

用 LIVO 把原始會議和任務連起來

在 LIVO 的會議頁，可從行動區建立任務，也可以連結已有的卡片。只需頁面編輯者勾選的小項目，可以用行動區的簡單清單；要指派人員並追蹤日期的工作，就走正式任務流程。原始紀錄留在會議頁，任務狀態在卡片上更新，連結仍依來源與目的各自的權限開放。LIVO 會議紀錄與任務連結功能

如果某條決議之後要變成長期沿用的作業規則，可以整理進知識庫，補上適用範圍、維護人與更新日期。企業知識庫的 SOP 權限與交接範例

常見問題

會議沒有做決定，紀錄要怎麼寫？

在待確認區記下還差什麼資訊、預計何時再談。如果有人承諾補資料，另列一筆待辦，指定負責人與交付日期。

一件事有兩個負責人，可以寫兩位嗎？

同一份交付物可以由多人協作，指定一位負責回報結果即可。如果兩人分別交稿和驗收，拆成兩筆待辦，各自有期限。

只有逐字稿，能直接拿來追待辦嗎？

先找出明確定案或有人答應承接的段落，再請與會者核對。聽到「可以考慮」或「我回去看看」，先問清楚誰承接、要交什麼、何時有結果。